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Guide ultime pour planifier votre retraite d'entreprise dans la région viticole de Californie

En tant que vice-président des ventes d'entreprise et de groupe pour WineCountry Media - qui possède et gère NapaValley.com , Sonoma.com , et WineCountry.com - J'ai aidé des entreprises du monde entier à planifier leurs réunions, retraites et événements d'entreprise et de groupe dans la région viticole de Californie. Et à chaque fois, il y a des éléments importants auxquels ces entreprises n'ont pas pensé avant de me contacter au sujet de leur prochaine réunion ou retraite.


Je souhaite donc partager mes 14 principales considérations qu'un PDG, un assistant de direction ou un planificateur d'événements doit garder à l'esprit lors de la planification d'une retraite d'entreprise dans la région viticole de Californie. Ma liste de contrôle privée et aguerrie pour créer une retraite Wine Country réussie pour gagner les félicitations de vos collègues et vous faire ressembler à un organisateur de réunion professionnel.

À ce moment-là: allons-y. Voici le questionnaire que j'utilise pour chaque nouvelle entreprise cliente, un questionnaire que j'ai perfectionné en travaillant avec une grande variété d'entreprises et les services dont elles, ainsi que leurs employés, ont besoin une fois qu'ils arrivent. À la dernière question, vous aurez une solide compréhension du moment, du lieu, du quoi et de la manière dont vous aurez besoin pour planifier votre prochain événement d'équipe réussi dans Wine Country.



Le questionnaire


#1. Quel est le but de votre événement?

De la 10 types d'événements d'entreprise les plus courants , il est utile de savoir exactement dans quelle catégorie votre événement appartient, afin que les commerciaux du groupe des hôtels et resorts Wine Country sachent comment répondre à l'appel d'offres (Request For Proposal) en conséquence. Une réunion de direction ou un séminaire de formation de l'équipe d'employés, par exemple, se tiendra très probablement à l'intérieur, souvent dans une salle de réunion sans fenêtre pour éviter les distractions, alors qu'un dîner de motivation d'équipe peut être organisé à l'extérieur dans un vignoble ou dans une cave à vin. Fournir l'étiquette correcte sur votre événement au début pourrait éviter plusieurs problèmes plus tard.

# 2. Quelle est la taille de votre groupe?

Sachez que la plupart des hôtels et complexes Wine Country considèrent 10 personnes comme la taille minimale d'un «groupe». Toute taille plus petite que cela ne vous donnera probablement pas les avantages d'une réservation de groupe. Si vous ne connaissez pas la taille exacte de votre groupe, pas de problème - les hôtels s’y attendent et donneront aux clients une certaine marge de manœuvre sur les chambres non réservées.

Une fois que nous connaissons le nombre estimé de votre groupe, nous le comparons avec l'hôtel ou le complexe Wine Country le plus approprié. Les petits groupes ont tendance à mieux correspondre aux propriétés de petite à moyenne taille, et le service unique qu'ils fournissent est souvent plus personnel, tandis que les grandes propriétés de villégiature peuvent vous faire économiser des milliers de frais de transport en ayant tout ce que vos groupes veulent ou ont besoin sur place. : restaurants, spas, dégustation de vins, et même un bowling au Meritage Resort and Spa .

# 3. Votre groupe est-il déjà allé à Wine Country? Si oui, où êtes-vous resté?

Il n'est pas rare que les coordinateurs d'événements de groupe disent qu'ils veulent rester dans la Napa Valley, puis finissent par rester dans le comté de Sonoma, même s'ils n'avaient aucune idée que l'organisation d'une retraite dans le comté de Sonoma était même une option (généralement, c'est l'hôtel moyen de la Napa Valley. tarif de la chambre qui aide à les convaincre). Si le client s'est déjà rendu dans la région viticole, il a généralement une idée claire de l'endroit où il souhaite organiser son événement. Et savoir où ils sont restés et ont dîné nous permet de savoir de ne pas envoyer de RFP aux mêmes lieux, à moins qu'ils ne le demandent spécifiquement.


# 4. Voulez-vous rester dans la Napa Valley ou dans le comté de Sonoma?

Environ 90% des clients d'événements d'entreprise disent vouloir organiser leur retraite dans la Napa Valley, mais lorsque le comté de Sonoma est également recommandé, ils sont généralement ouverts à cela en option. Ce qui détermine généralement leur destination finale, c'est le coût: une chambre d'hôtel dans le comté de Sonoma est généralement environ 30% de moins que la Napa Valley, et la plupart des gens ont le souffle coupé quand ils entendent le coût moyen d'une chambre pour un week-end d'été dans la Napa Valley.

# 5. De combien de chambres aurez-vous besoin pour votre groupe?

Cette question fait souvent rire. L'idée que des dirigeants d'entreprise partagent une chambre d'hôtel est assez amusante pour les assistants de direction. Mais vous seriez surpris de voir à quelle fréquence cela laisse perplexe la personne chargée de planifier l’événement corporatif. L'entreprise souhaite-t-elle économiser de l'argent en faisant partager des salles à l'équipe? Certains membres du personnel voudront-ils amener leurs partenaires (ou le peuvent-ils)? Outre le budget, avoir une idée précise du nombre de chambres dont vous aurez besoin est l'un des facteurs les plus importants pour réserver une retraite d'entreprise.


# 6. Quelle est votre date d'arrivée et de départ?

La réponse standard de l'industrie à cette question est de donner la date d'arrivée et la date de départ, dans ce format: nous arriverons le mercredi 3 mars et partirons le dimanche 7 mars. Le simple fait de dire que c'est une retraite de 3 jours n'est pas clair, et quand il s'agit de réserver un événement de 40 000 $, la clarté est essentielle. Si vous ne connaissez pas les dates exactes de séjour de votre groupe, un vendeur d'hôtel ne peut que vous donner une estimation des coûts et ne tiendra probablement pas un bloc de chambres pour vous. Ce n’est pas un facteur décisif, mais le fait d’avoir une date d’arrivée et de départ claire facilitera le travail de chacun.

Et pour info, de nombreux hôtels et complexes Wine Country proposent un minimum de 2 nuits le week-end, donc si votre retraite d'entreprise se termine un samedi, vous pouvez également être facturé pour le samedi soir. Et parce que Wine Country est une destination très populaire pour les touristes le week-end, la réservation de votre événement du dimanche au jeudi pourrait vous faire économiser des milliers de dollars.

#7. Votre date d'arrivée et de départ est-elle flexible?

S'il est utile d'avoir des dates de voyage gravées dans la pierre, ce n'est pas crucial. Les hôtels et complexes vous demandent souvent si les dates de vos événements de groupe sont flexibles, car elles sont parfois épuisées à ces dates spécifiques ou même uniquement le premier ou le dernier jour. Dire que vous êtes d'accord du lundi au mardi ou du mardi au mercredi donne au vendeur de l'hôtel beaucoup plus de marge de manœuvre.

# 8. Quel est votre budget estimé?

Vous seriez surpris de voir à quelle fréquence un nouveau client d'événement de groupe n'a pas de réponse à cette question, soit parce qu'il n'a pas reçu de budget, soit parce que l'entreprise nous contacte pour déterminer quel devrait être son budget. Avoir un budget estimé n'est pas crucial mais très utile pour déterminer le calibre, le calendrier et l'emplacement d'un hôtel ou d'un lieu de retraite d'entreprise. Pour un événement de groupe moyen (hôtel, espace de réunion + F&B + A / V, transport, repas), un minimum de 500 $ par personne et par nuit est un bon point de départ.


En ce qui concerne les budgets, un mot que vous voudrez inclure dans votre lexique est «concessions», qui est le jargon des hôtels pour les cadeaux. Bien que nous ne négocions pas de tarifs de groupe pour vous, un hôtel ou un lieu de réunion offrira souvent des concessions supplémentaires à nos clients car nous travaillons si souvent avec eux. En bref, réserver votre événement d'entreprise par notre intermédiaire vous permettra d'économiser de l'argent et demander des concessions supplémentaires - telles que les frais de villégiature ou les frais de connexion Wi-Fi - vous fera économiser encore plus d'argent.

# 9. Quel est le prix approximatif des chambres?

Si un client événementiel d'entreprise n'a pas de budget en tête, il a presque toujours une idée approximative de ce qu'il souhaite dépenser pour une chambre par nuit. Les tarifs des chambres pour les groupes sont généralement inférieurs à ceux des «voyages d'agrément», et les tarifs du dimanche au jeudi sont presque toujours beaucoup moins chers que les tarifs du week-end, car Wine Country est une destination de week-end populaire.

Savoir combien vous êtes prêt à dépenser pour une chambre d'hôtel est très utile pour déterminer les hôtels qui conviennent le mieux à votre groupe. Au bas de gamme pour l'été, attendez-vous à payer environ 250 $ par nuit dans le comté de Sonoma. Pour une propriété de luxe dans la Napa Valley pendant la haute saison, attendez-vous à payer environ 500 $ à 600 $ par nuit au minimum.

#dix. Aurez-vous également besoin d'un transport?

Encore une fois, vous seriez surpris de voir combien de personnes chargées d’organiser la retraite de groupe de l’entreprise ne prennent pas en compte les frais de transport, à la fois depuis l’aéroport et en dehors de l’hôtel. Très peu d'hôtels dans la région viticole proposent un service de navette direct depuis les aéroports de San Francisco et d'Oakland (le Doubletree Sonoma Wine Country est une rare exception), donc si vous avez besoin d'un trajet depuis l'aéroport ou vers un vignoble depuis votre hôtel, vous besoin de réserver une compagnie de transport bien à l'avance. Chez WineCountry, nous avons établi un partenariat avec plusieurs sociétés de transport locales et serons heureux de vous recommander la meilleure solution pour votre groupe.

# 11. Aurez-vous besoin d'un espace de réunion? Si oui, quels jours devrez-vous réserver un espace de réunion et pour combien de personnes? Aurez-vous besoin d'audio / vidéo et de restauration? Votre groupe a-t-il d'autres besoins?

Presque tous les événements d'entreprise ou de groupe ont besoin d'une sorte d'espace de réunion ou de salle de conférence, que ce soit dans un hôtel ou dans une cave. Les questions auxquelles vous voudrez avoir des réponses à l’avance sont les suivantes: Pour combien de personnes? Pour quelle période de la journée? Aurez-vous besoin d'un service de restauration? Voulez-vous de l'alcool servi (par exemple dans une cave)? Aurez-vous besoin d'un équipement audio / vidéo? Comment voulez-vous que les tables et les chaises soient disposées? Aurez-vous des séances en petits groupes?

Le coût typique de location d'un espace de réunion varie considérablement dans la région viticole. Nous avons certains partenaires hôteliers qui agitent souvent les frais de location de leur espace de réunion (généralement si le client accepte des frais de restauration minimum), tandis que d'autres facturent des minimums à quatre chiffres. Si vous souhaitez demander des concessions, les frais d’espace de réunion sont un bon point de départ.


# 12. Aurez-vous besoin d'aide pour organiser le déjeuner ou le dîner?

Pour la plupart des événements d'entreprise et de groupe se déroulant dans la Napa Valley et le comté de Sonoma, le déjeuner est inclus dans les frais de restauration de l'espace de réunion, sous forme de panier-repas ou de buffet, soit à l'intérieur de la salle de réunion, soit dans le couloir. Si vous et vos collègues souhaitez déjeuner ou dîner en dehors de l'hôtel, nous sommes heureux de vous proposer des recommandations (nous sommes tous des snobs de la nourriture ici, nous ne vous trompons donc pas). Une option populaire est de prendre un dîner de groupe dans une cave, soit à l'extérieur parmi les vignes, soit dans une cave à vin, comme la fantastique expérience culinaire en cave au Vignobles Pine Ridge dans la Napa Valley.

Gardez à l'esprit que si le restaurant ou la cave n'est pas accessible à pied - une excellente raison de réserver un hôtel du centre-ville - vous devrez probablement faire appel à une entreprise de transport si vous souhaitez voyager en groupe, ce qui peut être coûteux. Alternativement, Uber et Lyft sont disponibles dans toute la région viticole.

# 13. Aurez-vous besoin d'aide pour organiser des activités, telles que des dégustations de vins?

Quand à Rome, non? Presque tous les événements d'entreprise et de groupe que nous aidons à planifier comprennent une visite dans un ou plusieurs établissements vinicoles pour une expérience de dégustation et recommander des établissements vinicoles est notre spécialité. Comme pour manger dans un restaurant hors site, gardez à l'esprit que si la cave que vous souhaitez visiter n'est pas accessible à pied, vous devrez probablement faire appel à une entreprise de transport ou à un service de covoiturage. Et bien que vous puissiez simplement déguster du vin par petites gorgées, vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle votre taux d'alcoolémie peut augmenter au-delà de 0,08%.

# 14. Êtes-vous intéressé à faire d'autres activités que la dégustation de vin, comme des concours de cuisine de team building?

En plus de la dégustation de vin, il existe des dizaines d'autres activités disponibles à Wine Country que nous pouvons vous aider à organiser pour votre événement de groupe, des tours à vélo Sip-n-Cycle aux visites gastronomiques et œnologiques, en passant par les événements de team building (les concours de cuisine sont vraiment populaires ), des cours d'assemblage de vins et des visites à pied des vignobles. Pour voir un large éventail d'activités amusantes dans la région viticole pour votre groupe, consultez Expériences WineCountry .


Si vous avez atteint la fin de cet article, félicitations! Vous avez maintenant toutes les réponses pour organiser un événement d'entreprise ou de groupe amusant et fructueux dans la région viticole de Californie. La prochaine étape consiste à m'appeler au (415) 518-1402 ou à m'envoyer un courriel au matt@winecountry.com . Je ne vous aiderai pas seulement à trouver les lieux idéaux pour votre prochain événement d’entreprise ou d’équipe, je vous mettrai en contact avec la bonne personne à qui vous adresser et je vous aiderai probablement également à économiser de l’argent.

Enfin, ai-je mentionné que notre service de recommandation et de référence est gratuit? Nous gagnons une petite commission de nos partenaires hôteliers sur les frais de la chambre, mais c'est l'hôtel qui couvre ce coût, pas vous. Il n'y a donc vraiment aucune raison de ne pas utiliser notre service de recommandation et de référence pour des événements d'entreprise et de groupe à Napa Valley et dans le comté de Sonoma.


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